La optimización de procesos y el cumplimiento de las normativas fiscales son esenciales para mantener el éxito y permanencia de cualquier negocio. En este sentido, las soluciones tecnológicas han demostrado ser aliadas indispensables para los emprendedores y empresarios que buscan agilizar sus operaciones y mantener sus finanzas en orden.

Una de estas herramientas clave es un sistema de facturación electrónica, que no solo simplifica la emisión de comprobantes, sino que también garantiza el cumplimiento de los requisitos legales. A través de este artículo, exploraremos los detalles de cómo un programa especializado puede ser una pieza fundamental en la eficiencia de tu Pyme.

Beneficios de implementar soluciones tecnológicas

La tecnología ha transformado la manera en que los negocios operan y ha revolucionado la forma en que se abordan las tareas diarias. La adopción de soluciones automatizadas no solo mejora la productividad, sino que también optimiza los procesos internos.

En este artículo revisaremos la utilidad de estos programas tecnológicos para cumplir con los nuevos procedimientos establecidos por las autoridades, como la nueva versión de los comprobantes fiscales, que es CFDI 4.0 del SAT, vigente desde 2022.

1. Reducción de tiempo en la emisión de facturas

Imagina poder generar facturas, notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, y otros comprobantes fiscales digitales en cuestión de milisegundos. Esa es la realidad que te ofrece un facturador electrónico. Con esta solución, puedes agilizar el proceso de emisión de documentos, liberando tiempo valioso que puedes invertir en actividades estratégicas para tu empresa.

2. Cumplimiento con los requisitos fiscales vigentes

Uno de los mayores desafíos para las empresas es cumplir con las disposiciones fiscales en constante cambio. Este tipo de programas automatizados te ayuda a navegar este terreno complicado al definir automáticamente los impuestos trasladados o retenidos, como el IVA, ISR e IEPS.

Esto garantiza que tus comprobantes cumplan con los procedimientos vigentes, evitando sanciones y multas, como otra forma de impulsar tu negocio.

3. Menos errores en el llenado de los comprobantes

La precisión es fundamental en la facturación, debido a que los errores en los comprobantes fiscales pueden generar problemas de contabilidad y retrasos en los pagos. En ese sentido, un programa informático reduce drásticamente la posibilidad de capturar datos incorrectos en el llenado de dichos documentos.

4. Envío automatizado de las facturas a tus clientes

La comunicación eficiente con tus clientes es esencial para mantener relaciones sólidas. De ahí la importancia de un sistema de facturación electrónica que permite el envío automatizado de los comprobantes a tus clientes, por correo electrónico, con el fin de agilizar el proceso de entrega, para así evitar posibles demoras.

Esto también mejora la experiencia del cliente al recibir la información de manera oportuna y organizada.

5. Almacenamiento seguro y mayor orden en el registro

El almacenamiento y la organización correcta de los comprobantes fiscales son vitales para futuras auditorías y seguimiento. Esa es otra de las ventajas de un programa informático que ofrece un sistema de almacenamiento seguro y ordenado para los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI). Ya no tendrás que preocuparte por la pérdida de documentos físicos o el desorden en tu archivo.

6. Facilita la contabilidad al conectarse con otros sistemas

Mantener un control preciso de tus ingresos y egresos es fundamental para una gestión financiera sólida y este tipo de programas generalmente es compatible con otros sistemas utilizados en las empresas, incluso suelen estar incluidos en un Sistema Administrativo en la Nube.

Cuando el facturador forma parte de un sistema integral, cada operación se automatiza y esta conexión permite un registro más fluido y preciso de tus transacciones, lo que simplifica la labor contable.

7. Acceso remoto para consultar la Información

La flexibilidad es clave en un entorno empresarial dinámico. Cuando utilizas programas informáticos para gestionar tu facturación, tienes la posibilidad de acceder a la información desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ya no estarás limitado a tu lugar de trabajo para consultar datos importantes, lo que te otorga una mayor libertad y agilidad en la toma de decisiones.

8. No dependes de la tecnología de las autoridades

Depender únicamente de los servicios de las autoridades fiscales para gestionar tu facturación puede resultar insuficiente cuando un negocio empieza a crecer. Incluso, puede ser riesgoso cuando los sistemas llegan a experimentar interrupciones, que te podrían generar problemas con tus clientes.

Por el contrario, contar con un servicio para la emisión de tus facturas, significa tener mayor independencia al emitir tus propios comprobantes sin depender exclusivamente de plataformas gubernamentales. Esto evita retrasos y problemas cuando los servicios oficiales presentan problemas técnicos.

9. Mejor visualización de datos estadísticos

Finalmente, otra de las formas en que un facturador electrónico facilita tus procesos es al proporcionar herramientas visuales, como tableros y gráficos, que te permiten analizar tus datos de manera más efectiva. Esta visualización facilita la identificación de tendencias y patrones, lo que contribuye a una toma de decisiones estratégica.

Lo mejor es que estos reportes se realizan de forma sencilla y rápida, seleccionando los datos que quieren visualizarse. De manera que podrás realizar análisis más oportunos para implementar estrategias efectivas en tu negocio.

Conclusión

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la adopción de tecnologías que simplifiquen los procesos es una estrategia esencial. Los programas informáticos especializados no solo agilizan la emisión de comprobantes fiscales, sino que también ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales en constante evolución.

Como emprendedor o empresario mexicano, integrar esta herramienta en tus operaciones puede significar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. No solo estarás optimizando tus labores, sino también sentando las bases para un futuro financiero sólido y cumpliendo con las regulaciones vigentes.

En última instancia, un facturador electrónico es más que una simple herramienta tecnológica; es un socio estratégico que impulsa tu negocio hacia la eficiencia y el cumplimiento.

Con el fin de que los contribuyentes puedan verificar si las facturas que reciben no están en la lista negra definitiva de factureros, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) lanzó una aplicación gratuita en su portal.

A través de esta herramienta se podrá verificar los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) o facturas para dar certeza de que se encuentran registradas en los controles del SAT.

Se podrá saber si el emisor del CFDI está publicado en el portal del SAT y en el Diario Oficial de la Federación reconocidas como Empresas que Factura Operaciones Simuladas (EFOS).

Todas las facturas deben de cumplir con diversos requisitos, como el Registro Federal del Contribuyente (RFC) de quien la expide, el régimen fiscal en el que tributen, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), domicilio, el sello digital y el número de folio asignado por el SAT.

También la cantidad, la forma de pago, ya sea en efectivo o cualquier otra transferencia electrónica, así como tarjeta de débito o crédito y si es en una sola exhibición o en parcialidades.

Con esta herramienta del SAT se podrá verificar que los CFDI de alguna manera hayan sido timbrados o certificados por el SAT, pero lo más importante es que se podrá ver si el proveedor no se encuentra en la lista "negra" de los que emiten facturas para simular operaciones, explicó el fiscalista, Javier Zepeda.

Reconoció que es una labor importante que está haciendo el SAT para buscar erradicar ese tipo de prácticas de compra-venta de facturas.

"Es adecuado que se haga un esfuerzo para detectar quiénes se dedican a hacer operaciones que no existen por medio de una mayor fiscalización", manifestó.

Con ello, se puede verificar que los comprobantes que reciban y que el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que timbra la factura esté vigente.

Lo más interesante es buscar que el contribuyente revise que no tenga relaciones con empresas que emiten facturas para simular operaciones.

--Es perfectible

Pero, al revisar la aplicación, el especialista consideró que puede ser perfectible, porque el contribuyente tendrá que meter cada uno de los comprobantes.

"Esto se convierte en una tarea un poco maratónica, porque el contribuyente tiene que abrir en su computadora el XLM y revisar dónde se encuentra el folio fiscal, el cual se compone de 32 caracteres alfanuméricos", explicó.

De ahí tiene que capturar el aplicativo, después el RFC del contribuyente emisor y luego tiene que darle la opción de validar para que el aplicativo le arroje el resultado, precisó.

Eso no es práctico ni productivo, porque el contribuyente tiene que capturar un folio de 32 caracteres alfanumérico con posibilidad de error.

Explicó que lo que hace fiscalmente válido a un comprobante es un folio que se compone de 32 dígitos combinados entre letras y números.

"Hay que imaginar que se tiene un renglón con 32 dígitos, entre letras y número, que se tendrían que capturar en la página del SAT para la opción del comprobante o factura; con eso más de uno podría equivocarse al poner un número o letra. Eso no lo hace ágil para la verificación", ponderó.

Para los contribuyentes, el comprobante o factura se identifica con el folio que especificó el proveedor, pero ante el fisco es el famoso "UUID", que tiene 32 dígitos que lo otorga el PAC que timbra la factura y está autorizado ante el SAT.

Zepeda dijo que actualmente en el mercado hay un sin fin de aplicaciones de software desde hace tres años sin limitantes para hacer tantas capturas. Ya existen en los que se pueden cargar todos los comprobantes sin importar que sean cien o mil, en los que se puede verificar que la factura no está en el listado negro.

Hizo ver que una empresa, aunque sea de menor tamaño, puede llegar a tener un mínimo de 20 proveedores para la compra de productos o materias primas.

Por un lado, consideró que el SAT se anota un punto a favor, pero por el otro, tiene una oportunidad de mejora cuando la tecnología ha avanzado mucho para no hacerlo de manera muy "“arcaica" o de manera manual.

Hay soluciones más avanzadas, por eso consideró que el SAT llegó muy retrasado, aunque sea una herramienta gratuita.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) alertó que la más de 8 mil empresas que realizan "operaciones simuladas" a través de millones facturas apócrifas representan operaciones por 1.6 billones de pesos, lo que ha provocado un daño fiscal de 354 mil millones de pesos, es decir 1.4% del PIB nacional.

Durante la conferencia de prensa matutina del presidente Andrés Manuel López Obrador, la titular del SAT, Margarita Ríos-Fajart explicó que la actual administración se encuentra diseñando un plan para abatir el tema de los llamados "factureros" o "evasores fiscales".

La funcionaria expresó que por medio de las auditorías el SAT, a partir de junio han presentado 23 denuncias penales contra empresas que han deducido operaciones simuladas, entre las que han detectado desvió de recursos públicos.

También dijo que en abril pasado el SAT presentó una denuncia contra seis ex funcionarios de Hacienda que se han prestado a colaborar en este esquema de evasión.

"Si bien los funcionarios del SAT son de la máxima integridad y ética, como en todas las instituciones son permeables, por ello llevamos a cabo revisiones y encontramos que se estaban creando empresas, presuntamente a media docena de funcionarios creando empresas, sin soporte documental, es decir fantasmas".

La directora del SAT afirmó que el 60% de las empresas que generan y venden las facturas falsas están en las ciudades de mayor densidad de población como la Ciudad de México, Jalisco, Nuevo León, Veracruz, Coahuila, Estado de México, entre otras.

Hasta 6 años de prisión serán las sanciones para quienes expidan o adquieran facturas falsas, como parte de las modificaciones al Código Fiscal de la Federación que entraron en vigor, e incluso ya no será tan fácil eludir la cárcel a quien cometa este tipo de delitos fiscales como anteriormente sucedía, todo ello con el fin de combatir la proliferación de empresas fantasma.

Así lo informó Miguel Guillén, Director de Impuestos Corporativos, quien advirtió a los contribuyentes y empresas a tener cuidado para no verse sorprendidos por quienes se dedican a vender facturas apócrifas, al agravarse las penalidades.  

En el Decreto Publicado en el Diario Oficial de la Federación que entró en vigor el 17 de mayo se validó la reforma que endurece las sanciones establecidas en el Código Fiscal de la Federación (CFF) para “factureros” de empresas fantasma.

Precisó que surge un cambio en el Código Fiscal de la Federación (CFF) donde se establecen sanciones diferentes para quienes están involucrados en las actividades que abarcan los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que amparen operaciones inexistentes, falsas o actos jurídicos simulados.

Lo anterior se da a conocer en una reforma a la fracción III del artículo 113 y una adición del artículo 113 BIS del Código Fiscal de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el día 16 de mayo de 2019, y que entró en vigor al día siguiente, detalló el experto.

“Desde hace tiempo la autoridad ha necesitado que exista un documento que ampare las operaciones realizadas entre particulares como lo es una compra de mercancías, la prestación de un servicio o el arrendamiento de un bien”, expresó.

Miguel Guillén dijo que para el Servicio de Administración Tributaria (SAT) el documento válido es una factura o actualmente conocida como CFDI (factura electrónica), este documento se ha tornado malamente en un producto, teniendo la desafortunada tendencia de que empresas legalmente constituidas obtengan ingresos con la operación de generar comprobantes que no amparan nada real.

Con la nueva actualización al CFF las sanciones por estos actos cambian quedando de la siguiente manera: de 3 meses a 6 años de prisión al que adquiera comprobantes fiscales que amparen operaciones inexistentes, falsas o actos jurídicos simulados, y de 3 a 6 años de cárcel al que los expida.

“Anterior a esta publicación ya se sancionaban estas actividades, pero se encontraba con una redacción que hacía a muchos de los involucrados ganar juicios, esto por la forma en que se podía llegar a interpretar la norma”, apuntó el especialista.

Enfatizó que ahora lo que hace la autoridad es separar los supuestos de adquisición, expedición y enajenación, creando de cierta manera un cierre a la oportunidad que se tenía para que los involucrados quedaran impunes.

Los 3 supuestos tenían la misma sanción mínima de 3 meses, ahora vemos que los que obtienen las facturas siguen teniendo la misma sanción, sin embargo, el que genera o vende la factura tendrá una estancia mínima de 3 años en prisión, comentó Miguel Guillén.

Resaltó que es recomendable que todos los contribuyentes establezcan una estrategia de revisión de proveedores, esto se puede realizar analizando la lista negra que publica el SAT en su portal de Internet en específico el artículo 69-B del CFF para así saber qué contribuyentes se encuentran en una supuesta simulación de operaciones o cuáles ya se consideran “comerciantes de facturas”.

Por último, aclaró que el hecho de que alguien obtenga una factura de estos proveedores no quiere decir que fue partícipe de una operación simulada por eso existe la posibilidad de aclararle a la autoridad que esa factura sí ampara una situación real y con eso no caer en alguno de los supuestos para estas sanciones que se publicaron. 

La compra-venta de facturas para amparar operaciones inexistentes, es un cáncer que corroe el sistema fiscal mexicano que genera ganancias ilícitas multimillonarias y corrupción en el sector público, denunció la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (Prodecon).

Acusó que para nadie es un secreto, para llevar a cabo esta práctica basta con teclear en internet "venta de facturas" para darse cuenta de lo evidente de este ilícito y lo arraigado.

Advirtió que esta actividad promueve un mecanismo "completo" de evasión fiscal, según se establece en el documento que puso a consulta pública.

En el proyecto de iniciativa de modificación legal de la Ley del IVA para combatir eficazmente a las empresas "fantasma", pone de manifiesto que la propuesta busca también combatir la corrupción en el sector público.

Mencionó que la población ha conocido de casos muy sonados, en los que Entidades del sector público, recibieron comprobantes fiscales o facturas de empresas "fantasma".

De acuerdo con la Prodecon, la propuesta para combatir la evasión a través de facturas apócrifas, no tiene impacto presupuestal.

El proyecto de la iniciativa que está en la página de internet de la Prodecon, estará disponible para consulta y recibir opiniones, antes de que se envíe a la Comisión de Hacienda y Crédito Público de la Cámara de Diputados.

Se propone modificar un artículo de la Ley del IVA para obligar a las empresas, la Federación, estados y municipios a retener y enterar las dos terceras partes del impuesto al valor agregado que se cause, cuando reciban servicios prestados por personas morales.

Los contribuyentes personas físicas, no estarían obligadas a esta propuesta de la Prodecon.