En Uruguay, el uso de la facturación electrónica avanza como un proceso continuo y paulatino que ya no tiene vuelta atrás. Para muchas empresas es un requisito obligatorio, mientras que para otras representa una oportunidad para optimizar sus procesos y mejorar la gestión eficiente de las finanzas, como una forma de sumar competitividad.

Ya sea que estés dando tus primeros pasos con tu emprendimiento o que diriges una empresa de tamaño mediano o grande, con alto volumen de facturación, elegir un sistema de facturación electrónica es una decisión fundamental. Por ello, este artículo te ofrece 7 consejos prácticos para elegir la mejor solución tecnológica para tu negocio:

1. Definí tus necesidades y presupuesto

Antes de embarcarte en la búsqueda de un sistema, es esencial comprender las necesidades de tu operación y establecer un presupuesto acorde. Por ejemplo:

• Considerá el tipo de negocio que tienes y el volumen de facturas que se procesan en él. No es lo mismo un comercio minorista que uno B2B.
• Tomá en cuenta las funcionalidades que requerís (facturación recurrente, gestión de inventario, etc.) y el precio que estás dispuesto a invertir.
• También debes considerar el estado en el que se encuentra tu facturación: ¿Tenés que postular tu empresa a facturación electrónica? ¿No contás con el certificado digital para emitir comprobantes fiscales?

2. Investiga las opciones disponibles

El mercado uruguayo ofrece una amplia gama de proveedores de software de facturación electrónica. Sin embargo, es importante dedicar tiempo a investigar y comparar las diferentes opciones:

• Indagá en sus funcionalidades, soporte, características, precios, soporte al cliente y reputación.
• Podés leer reseñas en línea, consultar con otros empresarios de tu sector o solicitar recomendaciones a tu contador.
• Revisá qué proveedores cuentan con más experiencia en el país y si ofrecen software con el tipo de soluciones que requiere tu empresa.

3. Elige un proveedor confiable

Verificá que la empresa de software se encuentre inscripta en el “Registro de Proveedor Habilitado” por la Dirección General Impositiva (DGI). Esto es una forma de asegurarte de que cumple con todos los requisitos legales y técnicos.

Sin embargo, considerá que el hecho de estar en esta lista, no es equivalente a tener una certificación de calidad sobre los productos y/o servicios ofrecidos, por lo que tenés que investigar las particularidades de su sistema, su trayectoria, experiencia en el sector, así como su capacidad para brindar un servicio de calidad.

4. Verificá qué funcionalidades tiene el software

Un programa de facturación electrónica debe ser tu aliado en la gestión financiera de tu negocio. Elegí un sistema completo, pero sobre todo que ofrezca las funcionalidades que necesitas, tales como:

• Emisión y recepción de facturas electrónicas en los formatos establecidos por la Dirección General Impositiva (DGI): Formato XML, constancia de Autorización de Emisión (CAE), serie y número.
• Facturación desde el Punto de Venta (PDV) para agilizar las ventas en tu local y mejorar la experiencia de tus clientes.
• Soporte técnico especializado para resolver dudas y solucionar problemas de forma rápida y eficiente.
• Acompañamiento durante la implementación del sistema para garantizar una transición sin contratiempos, incluso, desde los trámites de postulación mediante escribano público, para empezar con la facturación electrónica.
• Registro de datos recurrentes sobre productos, porcentajes de impuestos y clientes frecuentes, para ahorrar tiempo y evitar errores en la emisión de facturas.
• Lenguaje sencillo e interfaz amigable para facilitar el uso del sistema por parte de todo el personal.
• Generación sencilla de informes y estadísticas para analizar tu desempeño financiero o cualquier indicador útil para la toma de decisiones.
• Integración con un software de contabilidad y otros sistemas empresariales para una gestión centralizada.
• Actualizaciones periódicas del software para mantenerlo seguro y a la vanguardia tecnológica.

5. Prueba el software antes de comprarlo:

Muchos proveedores ofrecen versiones de prueba gratuitas o demostraciones. Aprovechá esta oportunidad para probar el software, familiarizarte con su funcionamiento y asegurarte de que cumple con tus expectativas.

Utilizá ese periodo para evaluar su facilidad de uso, la intuitividad de la interfaz y la eficiencia de las funcionalidades que ofrece.

Por ejemplo, Siigo Memory ofrece un programa de Facturación Electrónica gratis en la nube, que es perfecto para autónomos y emprendedores que buscan escalar sus negocios, mediante la implementación de facturación electrónica, que les permite cumplir con la legislación y aplicar a algunos beneficios fiscales.

6. Capacitá a tu personal

Una vez elegido el sistema y contratarlo, es fundamental capacitar a tu personal en su uso. En este punto, lo más recomendable es seleccionar un proveedor que ofrezca capacitación y respaldo durante el proceso, hasta que puedan emitir las facturas, fácil y sin ayuda.

También es posible realizar la capacitación de forma interna, utilizando la documentación y los recursos disponibles, proporcionados por el proveedor.

Este punto es muy importante e imprescindible, si consideramos que un equipo bien capacitado aprovechará al máximo las ventajas del sistema y contribuirá a una facturación electrónica fluida y eficiente.

7. Tené el software actualizado

Una vez implementado, es importante mantener el software de facturación electrónica actualizado con las últimas versiones y parches de seguridad. Esto te ayudará a garantizar:

• Que el sistema funcione correctamente, esté protegido contra amenazas cibernéticas y cumpla con las normativas vigentes.
• Que esté actualizado conforme a las actualizaciones que establecen las autoridades tributarias, para cumplir con todos los requisitos.
• Asegurarte de tener contratado el plan de facturación necesario para respaldar los procesos de facturación, sobre todo si tu empresa está en crecimiento.

Recomendaciones adicionales

Además de lo que ya revisamos, te sugerimos considerar otros factores como:

• La escalabilidad del sistema: Elige un sistema que pueda crecer contigo a medida que tu negocio se expande.
• Buscá un proveedor que ofrezca buen soporte al cliente: Es importante tener acceso a un soporte técnico de calidad en caso de que tengas algún problema con el software.
• Lee los términos y condiciones cuidadosamente: Antes de firmar cualquier contrato, asegúrate de leer los términos y condiciones cuidadosamente para comprender su alcance.

Conclusión

Estamos seguros de que con este tipo de consejos, podrás realizar una investigación exhaustiva, para elegir el sistema de facturación electrónica ideal para tu negocio. Recordá que esta herramienta, además de ayudarte a cumplir con las obligaciones fiscales, también es una forma de optimizar tus procesos, mejorar tu organización y aumentar tu productividad, para sumar competitividad a tu empresa.

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Cuando hablamos de negocios, la organización y el registro exacto de las actividades financieras son esenciales para el éxito. Y ahí es donde entran en juego los comprobantes contables, esos documentos que funcionan como la memoria de las transacciones que realiza tu empresa.

Pongamos un ejemplo en dónde tu negocio es como un gran rompecabezas, y cada comprobante contable es una pieza fundamental para completarlo.

Cada vez que realizas una venta, compras algo o mueves dinero entre cuentas, un comprobante contable se encarga de registrar esa acción, detallando todos los datos relevantes.

Actualmente todos estos registros deben realizarse de manera digital para un mejor control de cada uno, Facturama es un facturador electrónico que permite emitir, recibir y gestionar facturas electrónicas de manera fácil y eficiente, cumpliendo con las normativas fiscales de México.

Tipos de comprobantes contables: cada uno con un papel específico

No todos los comprobantes contables son iguales, ya que cada uno tiene una función específica dentro del sistema de registro de tu negocio.

● Comprobante de iniciación: Este es el punto de partida, el documento que da vida a la historia financiera de tu empresa. Se utiliza para registrar los aportes iniciales de los socios o propietarios, así como cualquier otro activo con el que se inicie el negocio.

● Comprobante de ingresos: ¡Celebra cada venta con este comprobante! Se emite cada vez que tu negocio recibe dinero por la venta de bienes o servicios. En él se detalla el monto de la venta, la fecha, el cliente y cualquier otro dato relevante.

● Comprobante de egreso: A veces hay que soltar lastre, y ahí es donde entra el comprobante de egreso. Se utiliza para registrar todos los gastos que realiza tu negocio, como compras de insumos, pagos de servicios o nóminas. Cada egreso debe estar bien documentado para mantener un control preciso de las finanzas.

● Comprobante de traspaso: ¿Necesitas mover dinero entre diferentes cuentas de tu negocio? ¡No hay problema! El comprobante de traspaso te permite registrar estos movimientos internos, manteniendo la claridad y organización en tus registros contables.

● Complemento carta porte: Este es un aliado especial para el transporte de mercancías. El complemento carta porte funciona como un comprobante fiscal que acompaña a la mercancía durante su traslado, detallando su origen, destino, características y otros datos relevantes. Siempre es de vital importancia saber como hacer una carta porte.

Los comprobantes contables: mucho más que simples papeles

Más allá de ser simples documentos, los comprobantes contables son piezas clave para:

● Llevar un registro preciso de las actividades financieras de tu negocio.

● Cumplir con las obligaciones fiscales y legales.

● Obtener información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.

● Demostrar la solvencia y transparencia de tu empresa.

En definitiva, los comprobantes contables son la base para una gestión financiera sólida y transparente. ¡Asegúrate de llevar un registro meticuloso de ellos y tu negocio estará en el camino correcto hacia el éxito!

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