Como parte del proceso de modernización de la factura electrónica, a partir del 1 de julio de 2017 entra en vigor la versión 3.3, aunque los contribuyentes podrán continuar emitiendo las de la versión 3.2 hasta el 30 de noviembre.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) expuso que esta facilidad tiene como objetivo que, durante la convivencia de versiones, migren de manera paulatina sus procesos de facturación.

En un comunicado, el organismo dependiente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP) precisó que a partir del 1 de diciembre de 2017 la única versión válida para emitir las facturas electrónicas será la versión 3.3.

La emisión de comprobantes con el Complemento de Recepción de Pagos será opcional a partir del 1 de julio de 2017 sólo con la versión 3.3. de factura electrónica y obligatorio a partir del 1 de diciembre de 2017.

También destacó que el proceso de aprobación para la cancelación de facturas electrónicas entrará en vigor el 1 de enero de 2018, y en los próximos días se estarán publicando los ajustes a las disposiciones fiscales correspondientes para reflejar las facilidades.

Comprender las normativas vigentes y optimizar los procesos relacionados con la facturación electrónica es algo necesario para las empresas, ya que esto les permite garantizar un cumplimiento adecuado y aprovechar al máximo sus beneficios.

La importancia de la facturación electrónica en el entorno empresarial mexicano

La facturación electrónica ha adquirido gran importancia para los negocios del país, brindando numerosos beneficios tanto para las empresas como para las autoridades fiscales. La digitalización simplifica los procesos contables, permitiendo a las empresas generar, enviar y recibir facturas de manera rápida y eficiente.

En el ámbito fiscal mexicano, la facturación electrónica es obligatoria (CFDI 4.0) para cumplir con las normativas del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Cumplir con este requisito ayuda a evitar sanciones y multas, fortaleciendo la transparencia y legalidad en las transacciones comerciales.

Contar con un sistema de facturación electrónica permite a las empresas mantener un registro preciso y confiable de sus operaciones, facilitando la presentación de declaraciones fiscales y auditorías. Esto contribuye a un entorno empresarial más transparente y en cumplimiento con las regulaciones vigentes.

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación electrónica es una solución informática diseñada para gestionar el proceso completo de emisión, envío, recepción y almacenamiento de facturas en una empresa.

Estos sistemas son esenciales para facilitar y optimizar la gestión financiera y contable de una organización. Algunos de los elementos clave que componen estos sistemas son:

• Generación rápida y precisa de facturas

El sistema permite la creación electrónica de facturas de manera eficiente y precisa. Esto incluye la inclusión de detalles como el nombre del cliente, datos fiscales, los productos o servicios adquiridos, precios, impuestos y otros datos relevantes.

• Emisión y envío

Facilita el proceso de emisión y envío de facturas a clientes, ya sea a través de correo electrónico, plataformas electrónicas o cualquier otro medio digital. Esto agiliza la entrega de documentos y reduce la dependencia del papel.

• Recepción de facturas

Permite a las empresas recibir facturas electrónicas de proveedores de manera organizada. Esta característica contribuye a una gestión más eficiente y precisa de las transacciones comerciales, al tiempo que simplifica la conciliación de cuentas.

• Integración con sistemas empresariales

Un sistema de facturación efectivo se integra con otros sistemas empresariales, como contabilidad, inventario y recursos humanos. Esto garantiza un mejor manejo de la información financiera y simplifica las operaciones internas.

• Almacenamiento y resguardo

Los sistemas de facturación proporcionan un espacio seguro para el almacenamiento a largo plazo de las facturas generadas y recibidas. Este almacenamiento digital facilita la recuperación de documentos y la auditoría interna o externa.

• Seguridad de la información

La seguridad es esencial en la gestión de datos financieros. Un sistema de facturación implementa medidas de seguridad, como la encriptación de datos y el control de acceso, para proteger la confidencialidad y la integridad de la información financiera.

¿Por qué un sistema especializado es clave para optimizar la facturación?

La implementación de sistemas para facturar en las empresas mexicanas va más allá de cumplir con regulaciones gubernamentales, es clave de una estrategia empresarial integral con importantes beneficios tangibles, como los siguientes:

1. Cumplimiento normativo

Un componente valioso de un sistema de facturación es la capacidad de cumplir con las normativas fiscales y regulatorias establecidas por las autoridades locales. En México, esto implica la generación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) en el formato y estándares requeridos.

2. Reducción de costos operativos

La transición elimina gastos asociados al papel, impresión y envío postal, permitiendo una asignación más eficiente de recursos humanos hacia actividades estratégicas.

3. Mejora de la eficiencia financiera

La automatización agiliza procesos, desde la generación de facturas hasta la conciliación de cuentas, reduciendo tiempos de procesamiento y aumentando la precisión en registros contables.

4. Capacidad de análisis de datos

Estos sistemas de facturación proporcionan datos financieros en tiempo real, permitiendo análisis profundos para identificar patrones, tendencias y áreas de oportunidad, respaldando decisiones estratégicas.

5. Agilización de procesos internos y externos

La velocidad de entrega y facilidad de acceso a facturas electrónicas no solo mejora procesos internos, sino que también fortalece relaciones comerciales, creando una red empresarial más eficiente y colaborativa.

La inversión en un sistema de facturación electrónica se convierte en un activo estratégico para las empresas, potenciando su eficiencia, agilizando procesos y promoviendo prácticas empresariales sostenibles en el dinámico escenario empresarial mexicano.

La optimización de procesos y el cumplimiento de las normativas fiscales son esenciales para mantener el éxito y permanencia de cualquier negocio. En este sentido, las soluciones tecnológicas han demostrado ser aliadas indispensables para los emprendedores y empresarios que buscan agilizar sus operaciones y mantener sus finanzas en orden.

Una de estas herramientas clave es un sistema de facturación electrónica, que no solo simplifica la emisión de comprobantes, sino que también garantiza el cumplimiento de los requisitos legales. A través de este artículo, exploraremos los detalles de cómo un programa especializado puede ser una pieza fundamental en la eficiencia de tu Pyme.

Beneficios de implementar soluciones tecnológicas

La tecnología ha transformado la manera en que los negocios operan y ha revolucionado la forma en que se abordan las tareas diarias. La adopción de soluciones automatizadas no solo mejora la productividad, sino que también optimiza los procesos internos.

En este artículo revisaremos la utilidad de estos programas tecnológicos para cumplir con los nuevos procedimientos establecidos por las autoridades, como la nueva versión de los comprobantes fiscales, que es CFDI 4.0 del SAT, vigente desde 2022.

1. Reducción de tiempo en la emisión de facturas

Imagina poder generar facturas, notas de crédito, recibos de honorarios y de arrendamiento, y otros comprobantes fiscales digitales en cuestión de milisegundos. Esa es la realidad que te ofrece un facturador electrónico. Con esta solución, puedes agilizar el proceso de emisión de documentos, liberando tiempo valioso que puedes invertir en actividades estratégicas para tu empresa.

2. Cumplimiento con los requisitos fiscales vigentes

Uno de los mayores desafíos para las empresas es cumplir con las disposiciones fiscales en constante cambio. Este tipo de programas automatizados te ayuda a navegar este terreno complicado al definir automáticamente los impuestos trasladados o retenidos, como el IVA, ISR e IEPS.

Esto garantiza que tus comprobantes cumplan con los procedimientos vigentes, evitando sanciones y multas, como otra forma de impulsar tu negocio.

3. Menos errores en el llenado de los comprobantes

La precisión es fundamental en la facturación, debido a que los errores en los comprobantes fiscales pueden generar problemas de contabilidad y retrasos en los pagos. En ese sentido, un programa informático reduce drásticamente la posibilidad de capturar datos incorrectos en el llenado de dichos documentos.

4. Envío automatizado de las facturas a tus clientes

La comunicación eficiente con tus clientes es esencial para mantener relaciones sólidas. De ahí la importancia de un sistema de facturación electrónica que permite el envío automatizado de los comprobantes a tus clientes, por correo electrónico, con el fin de agilizar el proceso de entrega, para así evitar posibles demoras.

Esto también mejora la experiencia del cliente al recibir la información de manera oportuna y organizada.

5. Almacenamiento seguro y mayor orden en el registro

El almacenamiento y la organización correcta de los comprobantes fiscales son vitales para futuras auditorías y seguimiento. Esa es otra de las ventajas de un programa informático que ofrece un sistema de almacenamiento seguro y ordenado para los comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDI). Ya no tendrás que preocuparte por la pérdida de documentos físicos o el desorden en tu archivo.

6. Facilita la contabilidad al conectarse con otros sistemas

Mantener un control preciso de tus ingresos y egresos es fundamental para una gestión financiera sólida y este tipo de programas generalmente es compatible con otros sistemas utilizados en las empresas, incluso suelen estar incluidos en un Sistema Administrativo en la Nube.

Cuando el facturador forma parte de un sistema integral, cada operación se automatiza y esta conexión permite un registro más fluido y preciso de tus transacciones, lo que simplifica la labor contable.

7. Acceso remoto para consultar la Información

La flexibilidad es clave en un entorno empresarial dinámico. Cuando utilizas programas informáticos para gestionar tu facturación, tienes la posibilidad de acceder a la información desde cualquier lugar con conexión a Internet. Ya no estarás limitado a tu lugar de trabajo para consultar datos importantes, lo que te otorga una mayor libertad y agilidad en la toma de decisiones.

8. No dependes de la tecnología de las autoridades

Depender únicamente de los servicios de las autoridades fiscales para gestionar tu facturación puede resultar insuficiente cuando un negocio empieza a crecer. Incluso, puede ser riesgoso cuando los sistemas llegan a experimentar interrupciones, que te podrían generar problemas con tus clientes.

Por el contrario, contar con un servicio para la emisión de tus facturas, significa tener mayor independencia al emitir tus propios comprobantes sin depender exclusivamente de plataformas gubernamentales. Esto evita retrasos y problemas cuando los servicios oficiales presentan problemas técnicos.

9. Mejor visualización de datos estadísticos

Finalmente, otra de las formas en que un facturador electrónico facilita tus procesos es al proporcionar herramientas visuales, como tableros y gráficos, que te permiten analizar tus datos de manera más efectiva. Esta visualización facilita la identificación de tendencias y patrones, lo que contribuye a una toma de decisiones estratégica.

Lo mejor es que estos reportes se realizan de forma sencilla y rápida, seleccionando los datos que quieren visualizarse. De manera que podrás realizar análisis más oportunos para implementar estrategias efectivas en tu negocio.

Conclusión

En un mundo empresarial cada vez más competitivo, la adopción de tecnologías que simplifiquen los procesos es una estrategia esencial. Los programas informáticos especializados no solo agilizan la emisión de comprobantes fiscales, sino que también ayudan a garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales en constante evolución.

Como emprendedor o empresario mexicano, integrar esta herramienta en tus operaciones puede significar la diferencia entre el éxito y el estancamiento. No solo estarás optimizando tus labores, sino también sentando las bases para un futuro financiero sólido y cumpliendo con las regulaciones vigentes.

En última instancia, un facturador electrónico es más que una simple herramienta tecnológica; es un socio estratégico que impulsa tu negocio hacia la eficiencia y el cumplimiento.

Con el fin de que los contribuyentes puedan verificar si las facturas que reciben no están en la lista negra definitiva de factureros, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) lanzó una aplicación gratuita en su portal.

A través de esta herramienta se podrá verificar los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) o facturas para dar certeza de que se encuentran registradas en los controles del SAT.

Se podrá saber si el emisor del CFDI está publicado en el portal del SAT y en el Diario Oficial de la Federación reconocidas como Empresas que Factura Operaciones Simuladas (EFOS).

Todas las facturas deben de cumplir con diversos requisitos, como el Registro Federal del Contribuyente (RFC) de quien la expide, el régimen fiscal en el que tributen, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta (ISR), domicilio, el sello digital y el número de folio asignado por el SAT.

También la cantidad, la forma de pago, ya sea en efectivo o cualquier otra transferencia electrónica, así como tarjeta de débito o crédito y si es en una sola exhibición o en parcialidades.

Con esta herramienta del SAT se podrá verificar que los CFDI de alguna manera hayan sido timbrados o certificados por el SAT, pero lo más importante es que se podrá ver si el proveedor no se encuentra en la lista "negra" de los que emiten facturas para simular operaciones, explicó el fiscalista, Javier Zepeda.

Reconoció que es una labor importante que está haciendo el SAT para buscar erradicar ese tipo de prácticas de compra-venta de facturas.

"Es adecuado que se haga un esfuerzo para detectar quiénes se dedican a hacer operaciones que no existen por medio de una mayor fiscalización", manifestó.

Con ello, se puede verificar que los comprobantes que reciban y que el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que timbra la factura esté vigente.

Lo más interesante es buscar que el contribuyente revise que no tenga relaciones con empresas que emiten facturas para simular operaciones.

--Es perfectible

Pero, al revisar la aplicación, el especialista consideró que puede ser perfectible, porque el contribuyente tendrá que meter cada uno de los comprobantes.

"Esto se convierte en una tarea un poco maratónica, porque el contribuyente tiene que abrir en su computadora el XLM y revisar dónde se encuentra el folio fiscal, el cual se compone de 32 caracteres alfanuméricos", explicó.

De ahí tiene que capturar el aplicativo, después el RFC del contribuyente emisor y luego tiene que darle la opción de validar para que el aplicativo le arroje el resultado, precisó.

Eso no es práctico ni productivo, porque el contribuyente tiene que capturar un folio de 32 caracteres alfanumérico con posibilidad de error.

Explicó que lo que hace fiscalmente válido a un comprobante es un folio que se compone de 32 dígitos combinados entre letras y números.

"Hay que imaginar que se tiene un renglón con 32 dígitos, entre letras y número, que se tendrían que capturar en la página del SAT para la opción del comprobante o factura; con eso más de uno podría equivocarse al poner un número o letra. Eso no lo hace ágil para la verificación", ponderó.

Para los contribuyentes, el comprobante o factura se identifica con el folio que especificó el proveedor, pero ante el fisco es el famoso "UUID", que tiene 32 dígitos que lo otorga el PAC que timbra la factura y está autorizado ante el SAT.

Zepeda dijo que actualmente en el mercado hay un sin fin de aplicaciones de software desde hace tres años sin limitantes para hacer tantas capturas. Ya existen en los que se pueden cargar todos los comprobantes sin importar que sean cien o mil, en los que se puede verificar que la factura no está en el listado negro.

Hizo ver que una empresa, aunque sea de menor tamaño, puede llegar a tener un mínimo de 20 proveedores para la compra de productos o materias primas.

Por un lado, consideró que el SAT se anota un punto a favor, pero por el otro, tiene una oportunidad de mejora cuando la tecnología ha avanzado mucho para no hacerlo de manera muy "“arcaica" o de manera manual.

Hay soluciones más avanzadas, por eso consideró que el SAT llegó muy retrasado, aunque sea una herramienta gratuita.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) detectó 10 prácticas indebidas en la emisión de facturas electrónicas, en perjuicio de los contribuyentes al momento de deducir o acreditar impuestos.

En un comunicado, advirtió que deben estar atentos y revisar que cumplan sólo con los requisitos necesarios y, en su caso, denunciarlas.

1.- Exigir cualquier dato distinto al RFC. El contribuyente que solicita la factura sólo debe proporcionar verbalmente su RFC, cualquier dato adicional no es requisito para la emisión. Se ha detectado que existen sistemas de emisión de facturas que exigen dichos datos como requisito para obtener una factura. Se invita a los contribuyentes emisores de factura a revisar sus sistemas para evitar molestias y el uso de datos personales que no son requisito fiscal.

2.- Obligar a proporcionar un correo electrónico, es opcional. Cualquier contribuyente puede revisar en tiempo real que le haya llegado su factura a través de la página del SAT con su RFC y contraseña, el proporcionar el correo es una facilidad a la que tiene derecho el receptor de la factura para obtenerla, pero de ninguna manera es obligatorio.

3.- Incrementar el precio del bien o servicio cuando se solicita la factura .El precio debe incluir el IVA, sin importar si se solicita o no la factura.

4.- Obligar al receptor a generar la factura en un portal. Se debe entregar la factura en el establecimiento en donde se lleva a cabo la operación y al momento de realizarla, si así lo requiere el contribuyente.

5.- Negar la factura argumentando que no se solicitó en el momento de la transacción. Se puede emitir con posterioridad, mientras sea en el mismo año en que se realizó la operación.

6.- Registrar una forma de pago distinta a la recibida o registrarla sin que esté pagada. La forma de pago debe ser registrada cuando éste efectivamente se realice.

7.- Solicitar obligatoriamente se indique el uso que se le dará a la factura. Si este campo no lo proporciona el receptor, se deberá utilizar la clave "P01 Por definir" o bien la que señale el receptor.

8.- Negar la emisión de la factura cuando se pague en efectivo. Sin importar el medio por el cual se realice el pago del producto o servicio, se deberá emitir factura.

9.- No emitir la factura cuando se reciben pagos por anticipos. Cuando se reciban anticipos, éstos deben facturarse.

10.- No emitir factura. El SAT no tiene suscrito convenio con ningún contribuyente, cámara o asociación para la no emisión de facturas electrónicas.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) reportó un avance de 50% en la adopción de la nueva factura electrónica en su versión 3.3 que será obligatoria a partir de enero de 2018.

El administrador general de Servicios al Contribuyente, Adrián Guarneros, informó que alrededor de la mitad de los cuatro millones de contribuyentes que emiten al menos una eFactura al mes, ya lo están haciendo bajo la nueva versión.

Es decir, explicó, que dos millones de contribuyentes, ya migraron a la eFactura 3.3.

Dio a conocer que en 2017 se espera cerrar el año con 6 mil millones de facturas emitidas, el 6% más en comparación a 2016.

En promedio se emiten 204 facturas por segundo, dijo el funcionario del SAT.