Según INEGI (Instituto Nacional de Estadística y Geografía en México), más de 5 millones de negocios operaban en el país el año pasado. La gran mayoría de estas empresas se dedican al comercio al por menor. Independientemente del sector al que pertenecen, casi todas ellas han abogado por digitalizar sus productos y/o servicios a fin de impulsar su visibilidad en Internet y responder de manera más inmediata a las exigencias de unos clientes que requieren una cobertura más instantánea de sus necesidades. Telefónica así lo señaló en abril de 2024: el 95% de las pymes mexicanas están interesadas en automatizar sus tareas laborales y en ofrecer funcionalidades también en la nube.
Uno de los programas informáticos que agiliza esta digitalización es el software de cálculo de nómina, diseñado para quienes necesitan darle un fuerte empujón a su departamento de recursos humanos. En el caso de las compañías más pequeñas, que suelen prescindir del personal de RR. HH. (al no disponer de tantos trabajadores), un software de este tipo descargaría de trabajo al empresario o al profesional designado para calcular las nóminas de los empleados.
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Conocer el salario base del trabajador, fundamental en la nómina
En su página web oficial, el Gobierno de México ha publicado el salario mínimo que entró en vigor el pasado mes de enero. Cada año, las autoridades suben un documento con una tabla en la que se indica la cuantía que el trabajador mexicano ha de cobrar sí o sí. La empresa puede establecer una remuneración mayor, pero nunca por un valor inferior al estipulado en la tabla. Este proceso se lleva efectuando ininterrumpidamente desde 1992.Actualmente, el Gobierno mexicano hace una distinción fundamentalmente entre dos tipos de salarios, según la zona geográfica:
- Zona libre de la frontera norte.
- Zona del salario mínimo general.
En el primer caso, el sueldo que ha de cobrar el empleado parte de los $419.88 (en 2024, el sueldo mínimo para la zona libre de la frontera norte estaba en $374.89). En el segundo caso, el salario mínimo se reduce a $278.80 (en 2024, estaba en $248.93). Posteriormente, para determinados grupos profesionales (el Gobierno de México los llama oficios y trabajos especiales), el sueldo en la zona del salario mínimo general aumenta y, en determinados casos (por ejemplo: reporteros en prensa diaria impresa), sube también en la zona libre de la frontera norte ($624.30).
Puesto que, para calcular la nómina de los trabajadores, hace falta conocer el salario base, es vital que la empresa se asegure de remunerar al empleado con un sueldo que sea igual o superior a lo estipulado por la normativa legal mexicana. Hay programas que permiten calcular las nóminas de los empleados según los últimos cambios anunciados por el Gobierno. Sólo necesitan que se introduzca, en este caso, el nuevo salario base en función de los mínimos exigidos legalmente según la zona geográfica y el grupo profesional al que pertenece el trabajador.
Calcular la nómina automáticamente con incentivos incluidos
El Gobierno de México ha establecido una serie de incentivos obligatorios. Estas cantidades de dinero adicionales suponen una ganancia extra para los empleados de las empresas. La Ley Federal del Trabajo decreta unos incentivos mínimos que los reglamentos y los contratos de cada compañía pueden mejorar. Tanto los empleados activos como los que ya no forman parte de la plantilla, pero han prestado sus servicios en algún momento del año, pueden recibir el aguinaldo. La cantidad que perciben es el salario equivalente a 15 días de trabajo (cuando se ha laborado el año completo en la empresa).A esta prestación (nombre con el que el Gobierno de México se refiere a los incentivos), hay otras prestaciones laborales que el software de nóminas también tendrá en cuenta a la hora de hacer los cálculos pertinentes. Algunas son:
- Vacaciones y prima vacacional. En México, por cada año de trabajo completo, la empresa debe garantizar un mínimo de 6 días continuos de descanso.
- Prima dominical. Un incentivo que la empresa abona al empleado por trabajar en domingo.
- Días de descanso. Hay una serie de días que son de descanso obligatorio (por ejemplo: el 25 de diciembre).
- Licencia de maternidad (en países hispanohablantes como España, permiso de maternidad).
- Licencia por adopción.
- Periodo de lactancia.
- Licencia de paternidad y adopción.
- Prima de antigüedad (para quien trabaja todo el año). El incentivo ha de ser de 12 días de salario, siempre que el salario base del empleado no sobrepase el doble del salario mínimo.
Combatir las incidencias con un software de nóminas
El software de nóminas también permite detectar errores en las nóminas y enviar alertas que informen de dichos fallos. De este modo, los empresarios y el personal de recursos humanos pueden resolver estas incidencias revisando directamente los cálculos que han generado dicha alerta, sin tener que calcular otra vez la nómina desde el principio. Al centralizar toda la información, el programa evita que el contenido se duplique, minimizando así los posibles errores. Además, la interconexión de los datos permite calcular la nómina teniendo en cuenta si ha habido bajas médicas, absentismo laboral, días de descanso no previstos, etc. Las nóminas de los empleados permanecen bajo la seguridad de unos protocolos informáticos que limitan la vulnerabilidad de la información confidencial. El programa informático para calcular nóminas automáticamente también genera informes aptos para ser presentados ante las autoridades fiscales. En definitiva, el software de cálculo de nóminas permite que la empresa, por más grande que sea, cumpla con normas como la Ley del Seguro Social, en cuyo artículo 15 se indica que las empresas están obligadas a conservar los registros de las nóminas durante cinco años (a partir de la fecha de emisión de cada nómina). Estos softwares almacenan los documentos de las nóminas en carpetas. Los empleados pueden, además, utilizar la firma digital para signar la nómina telemáticamente.